Como hacer una buena entrevista telefónica

Un proceso de selección bien definido y estructurado es clave, no sólo para conseguir su resultado sino también para entender qué sucede durante el mismo.

Seguramente muchas veces te habrás orientado con mucha energía al objetivo: cubrir la vacante en el mínimo tiempo posible.

Si te pones a correr en un proceso de selección (te saltas fases, entrevistas a personas tras haber visto, tan sólo, su CV…) y cumples con tu objetivo… adivina: has tenido suerte. Lo normal es que no tengas éxito, pierdas tu tiempo y, lo que es peor, que no entiendas cuál es el problema real del proceso de selección.

Dentro de un proceso de selección la entrevista telefónica cumple una función clave, que no puedes obviar, ni para ti (que buscas talento), ni para el candidato (que tampoco tiene tiempo indefinido para dedicarte a ti y a otros empleadores).

Hoy quiero compartir contigo esa parte del proceso de selección al que muchas veces no damos importancia.

¡Vamos a por ello!


Lo que te encontrarás en este artículo:


#1. ¿Porqué es importante la entrevista telefónica?

Hay 5 cosas que debemos cubrir durante un proceso de selección:

  1. Asegurar el interés del candidato por tu proyecto.
  2. Entender sus motivaciones de cambio.
  3. Garantizar que hay un concordancia entre las expectativas salariales y tu oferta.
  4. Contrastar que cumple con los requisitos «hard» del puesto de trabajo vacante.
  5. Validar que cumple con los requisitos «soft» del puesto y del entorno de trabajo.

De entre estos 5 objetivos la entrevista telefónica debe reforzar o cumplir con el objetivo 1, 2, 3 y 4.

Si llegados a la entrevista presencial algunos de los puntos del 1 al 4 no se cumplen, quiere decir que nos hemos equivocado o no hemos hecho correctamente nuestro trabajo durante la entrevista telefónica.

¡APUNTE!: A pesar de hacer una buena entrevista telefónica puede ser que se nos escapen o cuelen candidatos que no cumplan con los puntos 1, 2, 3 o 4. Eso sucede porque los candidatos a veces no te dan toda la información, a veces porque cambian de opinión en algunas cosas desde la entrevista telefónica hasta la entrevista presencial, a veces porque quieren conseguir si o si una entrevista presencial y contestan aquello que creen necesitar para lograrla.

En cualquier caso, y como decimos siempre, la clave son los número. Si el porcentaje de candidatos que fallan en los puntos 1, 2, 3 y 4 es alto (por encima del 5%-10%) seguramente será por que no hacemos bien las cribas anteriores.

Por lo tanto la primera razón por la que no hay que saltarse las entrevistas telefónicas es para ahorrarte tiempo. Debe ayudar a que los candidatos que entrevistes sean valorados por la parte más soft y la adecuación a la cultura de tu equipo y empresa.

La segunda razón por la que no te puedes saltar esta parte del proceso es porque te va a ayudar a entender qué pasa en el mercado y a analizar si tienes que pivotar tu perfil de exigencia o tu oferta salarial.

Las razones por la que puedes llevar mucho tiempo buscando talento y no lo encuentras pueden ser múltiples. ¿Buscas algo que no existe?, ¿tu oferta es poco competitiva?, ¿solicitas una habilidad/conocimiento difícil de encontrar?.

Respecto a esto encontrarás una reflexión más profunda en el post «Si no encuentras el talento que buscas, no desesperes 😉».

Pero centrándonos en la entrevista telefónica lo que es claro es que, bien hecha y registrada, te va a facilitar la vida a la hora de tomar decisiones.

#2. Antes de levantar el teléfono (herramientas).

Una vez que tengas claro la necesidad de que esta parte del proceso funcione correctamente, hay una serie de pasos o herramientas con las que debes contar para ser eficiente.

Parto de la base de que ya cuentas con una descripción de puesto de trabajo y que, por lo tanto, sabes, a priori, lo que quieres encontrar.

En base la descripción del puesto identifica aquellos requisitos «hard» (conocimientos técnicos, idiomas, experiencia…) que son innegociables para la vacante, identifica también aquellos que serían valorables.

Crea un plantilla con las preguntas que debes hacer en la entrevista telefónica. Empieza con preguntas vinculadas a los «innegociables» (¿cuántos años de experiencia tienes?, ¿tu trabajo es más B2B o B2C?…). Continúa con lo que es valorable, incluye la parte de motivación y concluye con el contraste de salario.

Punto a parte tiene el tema de salario. Cuanto más transparente puedas ser con la oferta salarial (en concepto de salario concreto o banda salarial) mucho mejor. A veces no vas a poder definir el salario porque no sabes el valor de mercado de la posición, eso es comprensible y deberías comunicárselo así a los candidatos. Si no quieres dar el salario por ver si puedes ahorrarte dinero en una oferta, deberías plantearte porqué es importante tener una política salarial.

A parte de la plantilla debes prepararte una hoja de cálculo en la que registrar los datos más relevantes que contrastes con los candidatos entrevistados por teléfono. Esta hoja de cálculo y una tabla dinámica te permitirán analizar con extrema velocidad qué pasa en esta fase del proceso.

Por último prepárate un breve discurso sobre la empresa, proyecto y puesto de trabajo para transmitir la oferta de la manera más atrayente. Siempre sin engañar, no hay nada peor que un candidato engañado que se marcha de la empresa a los 3 meses, es un error de selección básico.

#3. ¡A levantar el teléfono!

Perfil definido, plantilla de screening preparada, hoja de cálculo a punto y discurso de atracción redactado.

¡A llamar!

Antes de levantar el teléfono dedica 1 minuto a revisar el CV que tienes del candidato. ¿Sobre qué aspectos quieres profundizar?, ¿qué dudas te genera?, ¿qué elementos que no salen en el CV son relevantes para la evaluación?

Con esto claro recuerda el objetivo de la entrevista telefónica. En esta fase no debes intentar valorar los «soft skills» del candidato, para eso tienes la entrevista presencial.

Cuenta que una entrevista telefónica debe durar unos 30 minutos y debes enfocarte claramente a sus objetivos.

En cuanto levantes el teléfono y contesten a tus llamadas lo primero que debes hacer es asegurarte de que la persona tiene disponibilidad y está en el sitio adecuado para atenderte. Obvio, ¿verdad?

Hay dos estructuras que debes utilizar en la entrevista telefónica, y su uso depende, básicamente, de cómo contactaste con el candidato:

  • Candidato que aplica a un anuncio: en este caso te recomiendo que empieces haciendo un breve recordatorio de la posición (piensa que hay personas que aplican a un montón de ofertas al mismo tiempo y no tienen porqué recordar dónde  enviaron su candidatura) y luego entra directamente, previo aviso al candidato, en tu formato de entrevista telefónica.
  • Candidato al que contactaste por búsqueda directa: en este caso deberías empezar al revés. Dedica tiempo a comprobar el interés por la empresa, proyecto y puesto antes de entrar en las preguntas. Te ahorrarás un montón de minutos al teléfono si lo haces así.

El cierre en este caso es muy importante. Uno de los talones de aquiles de los departamentos de selección y headhunters es que no damos feedback. Eso tiene una explicación, pero que sea explicable no le resta el hecho que deberíamos hacerlo siempre.

Si en la entrevista telefónica hay alguna característica del candidato que hace que no encaje en el puesto, házselo saber. No debería ser difícil, ya que tu criba es fundamentalmente «hard» (si no habla el idioma que buscas, si no tiene la experiencia que necesitas, etc…). Haciéndolo así podrás cerrar las candidaturas con feedback incluido.

Si el perfil te encaja 100% y el candidato está interesado en tu proyecto mi recomendación es que lo convoques a una entrevista lo antes posible. Avanza con él. El hecho de tener un proceso de selección definido no quiere decir que esperes el avance de los candidatos hasta que tengas varios.

Si el perfil no te encaja 100% o prefieres esperar a tener alguno más para comparar díselo al candidato y dale un plazo para darle feedback (intenta que no sea más de 1 semanas), y… ¡llámale!

## Conclusiones.

En mi vida profesional he tenido clientes internos y externos de todo tipo, y te confesaré algo: correr y saltarte pasos no te ayudará.

Una vez un amigo me dijo: «cuando tienes la necesidad de contratar a alguien y te pones a buscar ya llegas tarde». Y es una gran verdad, porqué un proceso de selección, para la mayor parte de los perfiles, requiere de tiempo. 15 días de preaviso, más 2 semanas de entrevistas, más 1 semana de entrevistas telefónicas más 1 semana de búsqueda directa te lleva a 1 mes y medio de tiempo. Claro que puede ser menos, pero seguramente será más.

Un aspecto a considerar es el de empezar a hacer planificación de plantilla, para que no te pille el toro y tengas el talento identificado antes de necesitarlo. Pero eso es harina de otro post 😉.

¡Espero que este post te ayude!

Y si te quedan dudas o preguntas o quieres profundizar más en algo, ¡dímelo en los comentarios!

¡Nos leemos!


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Publicado en Selección y Evaluación

Guillermo Cornet Ver las entradas de Guillermo Cornet

Guillermo es un profesional de Recursos Humanos entusiasta, positivo y orientado a negocio con más de 15 años de experiencia tanto a nivel nacional como a nivel internacional. Ha podido desarrollar su carrera profesional viviendo en otros países (Argelia y Costa de Marfil) colaborando estrechamente con culturas muy diferentes.

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